Privacy Policy

Bozza provvisoria a solo scopo di collaudo. Questo testo non è stato redatto né verificato da un legale e non ha valore legale: va sostituito prima della pubblicazione.

Informativa resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito "GDPR") ai condomini, proprietari, usufruttuari, conduttori e in generale agli aventi diritto su un'unità immobiliare compresa in un condominio amministrato tramite la piattaforma CivicoZero.

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dei dati personali è lo Studio di amministrazione condominiale che gestisce il condominio di cui l'interessato è condomino, in quanto soggetto che riceve l'incarico di amministrazione ai sensi degli articoli 1129 e seguenti del Codice civile e determina finalità e mezzi del trattamento dei dati necessari a tale incarico.

Dati del Titolare:

• denominazione: Studio Amministrazione Bianchi S.r.l.
• sede legale: Via Dante 5, 20122 Milano (MI)
• partita IVA / codice fiscale: 09876543210
• contatto per questioni relative alla privacy: [email protected]

2. Fornitore della piattaforma e responsabile del trattamento

Per l'erogazione dei servizi di gestione condominiale online, lo Studio si avvale della piattaforma software CivicoZero, fornita da:

• denominazione: Civico Zero S.r.l.
• sede legale: Via Turati 12, 20121 Milano (MI)
• partita IVA: 01234567890
• contatto privacy: [email protected]

Il fornitore della piattaforma tratta i dati dei condomini per conto dello Studio, secondo le istruzioni ricevute, in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR, in forza di un accordo scritto (Data Processing Agreement).

3. Responsabile della protezione dei dati (DPO)

Alla data della presente bozza non è stato nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO/RPD), non ricorrendo, secondo una valutazione preliminare, i presupposti di nomina obbligatoria previsti dall'articolo 37 del GDPR.

(Questa valutazione va confermata da un legale prima della pubblicazione definitiva; se viene nominato un DPO, qui vanno indicati nome e contatti.)

4. Categorie di dati personali trattati

Nell'ambito della gestione condominiale possono essere trattate le seguenti categorie di dati personali, riferiti al condomino o ad altri aventi diritto sull'unità immobiliare:

• dati anagrafici e di contatto: nome, cognome, codice fiscale, indirizzo, recapito telefonico, indirizzo email;
• dati relativi all'unità immobiliare: dati catastali, quote millesimali, destinazione d'uso;
• dati contabili ed economici: pagamenti delle quote condominiali, saldi, eventuali situazioni di morosità, dati di fatturazione;
• documenti condominiali: convocazioni, verbali di assemblea, delibere, regolamento di condominio, deleghe di voto;
• dati relativi a segnalazioni e interventi di manutenzione riguardanti le parti comuni, quando riconducibili all'interessato che li ha effettuati;
• credenziali e dati di accesso all'area riservata della piattaforma (account, log di accesso, indirizzo IP), quando il condomino utilizza il portale dedicato.

Di norma non vengono trattate categorie particolari di dati personali ai sensi dell'articolo 9 del GDPR (ad esempio dati relativi alla salute), salvo che l'interessato le comunichi spontaneamente allo Studio per finalità specifiche (ad esempio richieste connesse all'abbattimento di barriere architettoniche): in tal caso il trattamento avviene sulla base del consenso esplicito dell'interessato, limitatamente alla finalità indicata.

5. Finalità del trattamento e base giuridica

• Gestione amministrativa e contabile del condominio, rendicontazione, riparto delle spese — Esecuzione del mandato di amministrazione conferito dall'assemblea (art. 6.1.b GDPR)
• Convocazione, svolgimento e verbalizzazione delle assemblee condominiali — Obbligo legale connesso all'incarico di amministrazione (art. 6.1.c GDPR; artt. 66-67 disp. att. c.c.)
• Gestione dei pagamenti, delle rate e della morosità — Esecuzione del mandato di amministrazione (art. 6.1.b GDPR)
• Adempimenti fiscali e contabili obbligatori (es. F24, Certificazione Unica, modello 770, dichiarazioni IMU) — Obbligo legale (art. 6.1.c GDPR)
• Gestione di segnalazioni, interventi di manutenzione e rapporti con i fornitori delle parti comuni — Esecuzione del mandato di amministrazione / legittimo interesse a una gestione efficiente delle parti comuni (art. 6.1.b e 6.1.f GDPR)
• Accesso all'area riservata della piattaforma dedicata al condomino, per consultare la propria posizione e i documenti — Esecuzione del rapporto contrattuale con l'interessato che richiede l'accesso (art. 6.1.b GDPR)
• Funzionalità di supporto basate su intelligenza artificiale (ad esempio sintesi automatica di rendiconti o documenti condominiali) — Legittimo interesse dello Studio a una gestione più efficiente della documentazione, con dati trattati nella misura minima necessaria (art. 6.1.f GDPR)
• Sicurezza della piattaforma, prevenzione di frodi e abusi — Legittimo interesse del Titolare e del fornitore della piattaforma (art. 6.1.f GDPR)
• Eventuali comunicazioni informative o promozionali non strettamente necessarie alla gestione condominiale — Consenso dell'interessato (art. 6.1.a GDPR), revocabile in ogni momento

Le funzionalità basate su intelligenza artificiale hanno natura di supporto redazionale e non danno luogo a decisioni basate unicamente su trattamento automatizzato che producano effetti giuridici sull'interessato o incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona, ai sensi dell'articolo 22 del GDPR.

6. Modalità del trattamento

Il trattamento è svolto con strumenti informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati, adottando misure tecniche e organizzative adeguate al rischio.

7. Destinatari e categorie di destinatari

I dati personali possono essere comunicati, nei limiti pertinenti alle rispettive finalità, a:

• personale dello Studio di amministrazione autorizzato al trattamento;
• membri del consiglio di condominio e revisore/sindaco dei conti del condominio, se nominato, per le verifiche di competenza;
• fornitori e imprese incaricati di interventi sulle parti comuni, limitatamente ai dati necessari all'esecuzione dell'incarico;
• istituti di credito, istituti di pagamento e società che gestiscono l'incasso delle quote condominiali;
• consulenti (ad esempio commercialisti, legali) e Autorità pubbliche, quando la comunicazione è necessaria per adempimenti di legge (es. Agenzia delle Entrate);
• il fornitore della piattaforma CivicoZero, in qualità di responsabile del trattamento, e i sub-fornitori tecnologici di cui si avvale per erogare il servizio, tra cui: fornitori di servizi di pagamento e gestione degli abbonamenti, fornitori di infrastruttura per la conservazione dei documenti in formato digitale, fornitori di servizi di gestione delle sessioni e della piattaforma, fornitori di servizi di intelligenza artificiale utilizzati per le funzionalità descritte al paragrafo 5.

L'elenco aggiornato dei sub-fornitori (sub-responsabili del trattamento), con le rispettive finalità e il Paese in cui operano, è consultabile nella pagina "Sub-responsabili del trattamento" della piattaforma.

Alcuni sub-fornitori possono avere sede o trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi il trasferimento avviene solo in presenza di una decisione di adeguatezza della Commissione europea o di garanzie adeguate, quali le clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea ai sensi dell'articolo 46 del GDPR. L'interessato può richiedere maggiori informazioni e copia delle garanzie adottate contattando il Titolare.

8. Periodo di conservazione

I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono stati raccolti e, in particolare:

• i dati relativi alla gestione condominiale corrente sono conservati per la durata del mandato di amministrazione;
• la documentazione contabile e fiscale è conservata per il periodo previsto dalla normativa in materia (in via generale, dieci anni ai sensi dell'articolo 2220 del Codice civile e delle disposizioni fiscali applicabili);
• i verbali di assemblea e i documenti relativi alle delibere sono conservati per tutta la durata dell'edificio, quale documentazione storica del condominio;
• i log di accesso alla piattaforma sono conservati per un periodo limitato, coerente con le indicazioni del Garante per la protezione dei dati personali in materia di conservazione dei log, e comunque non oltre quanto necessario per finalità di sicurezza;
• allo scadere dei termini indicati, i dati sono cancellati o anonimizzati, salvo che debbano essere conservati più a lungo per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

9. Diritti dell'interessato

In qualità di interessato, il condomino può esercitare in ogni momento, alle condizioni previste dal GDPR, i seguenti diritti:

• accesso (art. 15 GDPR): ottenere conferma dell'esistenza di un trattamento e accedere ai propri dati personali;
• rettifica (art. 16 GDPR): ottenere la correzione di dati inesatti o l'integrazione di dati incompleti;
• cancellazione (art. 17 GDPR): ottenere la cancellazione dei dati, nei limiti compatibili con gli obblighi di legge (in particolare fiscali e contabili) che impongono la conservazione della documentazione condominiale;
• limitazione del trattamento (art. 18 GDPR): ottenere la limitazione del trattamento in specifici casi previsti dalla norma;
• portabilità dei dati (art. 20 GDPR): ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati forniti sulla base di un contratto o del consenso e trattati con mezzi automatizzati, e trasmetterli a un altro titolare;
• opposizione (art. 21 GDPR): opporsi in qualsiasi momento al trattamento basato sul legittimo interesse, per motivi connessi alla propria situazione particolare;
• non essere sottoposto a decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici che lo riguardano o che incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona (art. 22 GDPR);
• revoca del consenso in qualsiasi momento, relativamente ai trattamenti basati sul consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

I diritti sopra elencati possono essere esercitati inviando una richiesta al Titolare del trattamento ai contatti indicati al paragrafo 1, oppure al fornitore della piattaforma ai contatti indicati al paragrafo 2. Il Titolare risponde alla richiesta senza ingiustificato ritardo e, in ogni caso, entro un mese dal ricevimento, salva la possibilità di proroga nei casi previsti dall'articolo 12 del GDPR.

10. Reclamo al Garante per la protezione dei dati personali

Fermo restando ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, l'interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali violi la normativa vigente ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Piazza Venezia 11, 00187 Roma, secondo le modalità indicate sul sito www.garanteprivacy.it.

11. Aggiornamenti della presente informativa

La presente informativa può essere aggiornata nel tempo, ad esempio a seguito di modifiche normative o di modifiche nelle modalità di erogazione del servizio. L'informativa aggiornata è resa disponibile agli interessati tramite la piattaforma.